Hoya te traemos una información que te resultará muy útil si no sabes qué documentación laboral debes conservar en la empresa ni por cuanto tiempo debes hacerlo, y así evitar problemas y sanciones en posibles inspecciones o reclamaciones de clientes o de la Administración Publica.
En otras ocasiones ya nos hemos ocupado en este blog de recordar la documentación de carácter fiscal o contable que debemos conservar en la empresa, según nos indica la normativa vigente en cada materia.
Aquí tienes algunos ejemplos relativos a otros ámbitos y que también debes tener en cuenta para evitar problemas con Hacienda, Administración Publica o Seguridad Social.
Documentación laboral que debemos tener en la empresa
Como decimos , hoy nos vamos a ocupar de recordar cuál es la documentación laboral que debemos conservar y tener a mano, en caso de tener trabajadores de alta en la empresa.
| DOCUMENTACIÓN A CONSERVAR/POSEER EN LA EMPRESA | ||
| MATERIA | DOCUMENTO | PERIODO |
| LABORAL | Calendario laboral | |
| Recibos de salarios | 4 años | |
| Libro de subcontratas | ||
| Libro de subcontratación | ||
| Contratos laborales (plazo contado desde la finalización de la relación laboral) | ||
| Registros de jornada | ||
| Libro de visitas ITSS agotados (plazo desde la fecha de la última diligencia) | 5 años | |
| SEGURIDAD SOCIAL | Toda la documentación relativa al cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación a dichas materias y documentos justificativos de la inscripción del empresario, documento o documentos de asociación para la protección de las contingencias profesionales y, en su caso, de la opción por la cobertura de la prestación económica por incapacidad temporal, y documentos de afiliación, partes de alta y baja y comunicaciones de variaciones de datos si no hubieran sido tramitados telemáticamente (art. 52 RD 84/1996, 26 ene.). | 4 años |
| Documentos (o registros/soportes informáticos) de cotización debidamente diligenciados por la oficina recaudadora (art. 21 RDL 5/2000, LISOS). | ||
| Los empresarios deberán colocar, en lugar destacado del centro de trabajo, dentro del mes siguiente a aquel al que corresponda el ingreso de las cuotas, el ejemplar del documento de cotización o copia autorizada del mismo. Esta obligación puede sustituirse poniendo de manifiesto la misma documentación a los representantes del personal (art. 21 RDL 5/2000, LISOS). | ||
| Certificación negativa de descubiertos en la TGSS. | ||
| FISCAL | Modelo 145 (comunicación de datos al pagador) | 4 años |
| Modelo 111 (retenciones e ingresos a cuenta) | ||
| Modelo 130 (empresario y profesionales en estimación directa) | ||
| Modelo 131 (empresario y profesionales en estimación objetiva) | ||
| Modelo 190 (Retenciones e Ingresos a cuenta Resumen Anual) | ||
| PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES | Libro de subcontratación del sector de la construcción | |
| Plan de prevención de riesgos laborales | Indefinido | |
| Evaluación de riesgos | ||
| Planificación de la actividad preventiva (medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse) | ||
| Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores | ||
| Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo | ||
Normativa aplicable: art. 52 RD 84/1996, de 26 en. y art. 21 RDL 5/2000 LISOS
Si tienes alguna duda o consulta que hacernos acerca de este tema, o bien necesitas ampliar esta información, no dudes en contactar con nuestros profesionales de la asesoría laboral en Murcia. Estaremos encantados de ayudarte.
ASELEC consultores
