Los contribuyentes que realizan actividades empresariales, están obligados a la llevanza de determinados libros de registro. Dependiendo del tipo de actividad o de la modalidad a la que estén acogidos, tendrán la obligación de llevar unos libros de registro u otros.
Hoy identificamos qué libros de registros está obligado a llevar un empresario, para, posteriormente, destacar las novedades introducidas en la Orden HAC/773/2019 que ha entrado en vigor el 01/01/2020.
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LIBROS DE REGISTRO OBLIGATORIOS
Actividad empresarial en modalidad simplificada del método de estimación directa.
Aquellos contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad simplificada del método de estimación directa estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:
Libro registro de ventas e ingresos: Se anotan la totalidad de los ingresos derivados de la actividad y debe contener:
Número de factura expedida, y en su caso, la serie. Cuando no exista obligación de emitir factura, los ingresos se numerarán correlativamente.
Fecha de expedición de la factura y fecha de realización de la operación en caso de que sea distinta de la fecha de expedición.
Nombre y apellidos o razón social y NIF del destinatario.
Concepto.
Importe de la operación y, si la operación está sujeta a IVA, la base imponible, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria.
Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del IRPF, habrá que diferenciar la base imponible, el tipo de retención y el importe retenido por el destinatario.
Deberán anotarse por separado las facturas rectificativas.
Libro registro de compras y gastos: Se anotarán la totalidad de gastos derivados de la actividad y debe contener:
Número de factura recibida, y en su caso, la serie. Cuando no exista obligación de reflejar el gasto en factura, los gastos se numerarán correlativamente.
Fecha de expedición de la factura y fecha de realización de la operación en caso de que sea distinta de la fecha de expedición.
Nombre y apellidos o razón social y NIF del obligado a su expedición.
Concepto.
Importe de la operación y, si la operación está sujeta a IVA, la base imponible, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria.
Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del IRPF, habrá que diferenciar la base imponible, el tipo de retención y el importe retenido al emisor.
Deberán anotarse por separado las facturas rectificativas.
Libro registro de bienes de inversión: Se registrarán los elementos patrimoniales afectos a la actividad y debe contener:
Número de factura, número de documento aduanero o número de recepción.
Fecha en la que el elemento patrimonial se encuentre en condiciones de funcionamiento.
Descripción del bien.
Nombre y apellidos o razón social y NIF del proveedor.
Valor de adquisición y valor amortizable.
Método de amortización aplicable.
Porcentaje de amortización aplicado en cada periodo impositivo y cuota de amortización resultante.
Amortización acumulada.
Fecha de baja y, en caso de transmisión, datos de identificación de la operación.
Actividad empresarial sin carácter mercantil en régimen de estimación directa.
Estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:
a) Libro registro de ventas e ingresos.
b) Libro registro de compras y gastos.
c) Libro registro de bienes de inversión.
Actividades profesionales en método de estimación directa.
Los contribuyentes que desarrollen actividades profesionales cuyo rendimiento se determine por el método de estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:
Libro registro de ingresos.
Libro registro de gastos.
Libro registro de bienes de inversión.
Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.
Número de anotación.
Naturaleza del movimiento: provisión de fondos o suplido.
Fechas en que las provisiones o suplidos se hubieran producido o pagado.
Importe.
Nombre y apellidos o denominación social y NIF del pagador de la provisión o perceptor del suplido.
Número de factura o numeración que le corresponda.
Actividades empresariales en método de estimación objetiva.
Los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine mediante el método de estimación objetiva, estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:
Cuando deduzcan amortizaciones, estarán obligados a llevar un libro registro de bienes de inversión.
Cuando realicen actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones, habrán de llevar un libro registro de ventas e ingresos.
Es importante conocer que, en caso de realizar varias actividades, se deberán llevar libros independientes para cada una de ellas.
Además, deberán de conservarse todos los justificantes, facturas y demás documentos acreditativos que se reflejen en los libros de registro durante el plazo máximo de prescripción.
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NOVEDADES EN LOS LIBROS REGISTRO 2020
Como ya hemos señalado, la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio(BOE de 17 de julio de 2019 y corrección de errores de 8 de agosto), regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, la cual, entró en vigor el día 1 de enero de 2020 y será de aplicación a las anotaciones registrales correspondientes al ejercicio 2020 y siguientes, derogando su regulación anterior contenida en la Orden de 4 de mayo de 1993 por la que se regula la forma de llevanza y el diligenciado de los libros-registros en el IRPF.
Como principal novedad con respecto al Libro Registro del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, encontramos que, en las anotaciones en los libros de registros de ventas e ingresos y compras y gastos hay que hacer constar el Número de Identificación Fiscal (NIF) de la contraparte de la operación (nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario o del obligado a su expedición). De esta forma, se consigue la homogeneidad con conceptos ya previstos en otros impuestos, como en el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Además, cuando se trate de facturas expedidas en las que no sea perceptiva la identificación del destinatario, la anotación de individualizada de las facturas se podrá sustituir por un asiento resumen diario.
Del mismo modo, podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha y de un mismo proveedor, indicando los números inicial y final de las facturas.
También introduce la publicación por parte de la Agencia Tributaria en su página Web de un formato tipo de libros registros
Si quiere asegurarse de cumplir con la última normativa aplicada en los libros de registro, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Desde el equipo de ASELEC Asesoría y Abogados estaremos encantados de poder ayudarle.
En el artículo de hoy, tratamos un tema que recurrentemente nos preguntan nuestros clientes. «¿Durante cuánto tiempo debo conservar todas mis facturas y recibos?»
En este Blog nos henos ocupado varias veces del tema de las facturas, unas veces para aclarar su contenido y tipos oplazos, otras para hablar de las facturas electrónicas y en muchas otras ocasiones acerca de las devoluciones, deducciones, impagos, o la inclusión de distintos gastos en las facturas emitidas. Puede consultar algunos de estos artículos anteriores aquí:
Las empresas van creciendo y con los años vamos acumulando documentación. Ha llegado el momento de hacer limpieza de papeles, ¿pero cuánto tiempo tenemos que guardar las facturas y demás documentos? Cuidado, no vayas a tirar algún documento que la Administración te pueda reclamar más adelante.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar todas mis facturas y recibos?
LO QUE DICE LA LGT
La Ley General Tributaria establece en su art. 29.2d Ley 58/2003, de 17 de diciembre, la obligación de conservar la documentación de su actividad durante cuatro años, que es el plazo de prescripción de los Impuestos (art. 66 LGT) pero la Administracion puede realizar comprobaciones durante diez años (arts. Bis y 115 LGT).
El artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.
A qué se refiere esto, lo explicaremos con un par de ejemplos:
Si presentas el IVA del 4º Trimestre 2019, éste no prescribe hasta el 30 de enero del 2024, ya que, aunque la obligación es de cuatro años, se refiere a cuatro años desde la última fecha en la que se podía presentar el impuesto, que en este caso es el 30 de enero de 2020.
Si hablamos de IRPF, como el plazo de presentar la renta es hasta el 30 de junio del año siguiente, si nos referimos a la renta correspondiente al ejercicio 2018, como el plazo de presentación es hasta el 30 de junio del 2019, la prescripción será el 30 de junio 2023.
Pero hay algunos matices a tener en cuenta:
– IVA sometido a regularización: Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes. – Oro de Inversión: Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años. – Inmovilizado: Las facturas de inmovilizado no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones y los cuatro años siguientes.
– Interrupciones: Cuando Hacienda interviene para revisar los impuestos o se presenta una declaración complementaria, el cómputo de los cuatro años se inicia de nuevo por interrupción de la prescripción y deberá contar cuatro años más para conservar la documentación. – Pérdidas: Si un ejercicio tiene pérdidas, deberá conservar la documentación que las acredita durante al menos diez años.
LIBROS Y OTRA DOCUMENTACIÓN
El Código de Comercioen su artículo 30, obliga a conservar durante seis años (contados a partir del último asiento del ejercicio) libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa, en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial. A esta norma deberán atenerse, tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada su actividad o disuelta la sociedad.
Si tiene alguna duda sobre cómo proceder en este asunto, no dude enponerse en contacto con nosotros, en ASELEC Asesoría y Abogados, estaremos encantados de poder ayudarle.
Santi Gonzalez Dpto. Fiscal- Contable ASELEC, asesoría y abogados
Muchas son las dudas que surgen acerca del IVA, cuando el empresario tiene que emitir una factura al extranjero por la prestación de un servicio, tanto a un estado de la Unión Europa, como fuera del territorio de la Unión Europea. La gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido en el marco de las operaciones internacionales es ciertamente compleja, y los asesores de empresas, responsables de compras, contables y directores financieros deben conocer su regulación, para así poder cumplir con las obligaciones fiscales derivadas del tráfico internacional de mercancías.
REGLAS GENERALES Y REGLAS ESPECIALES EN LOS SERVICIOS PRESTADOS
Fundamentalmente, debemos orientarnos por las reglas de localización de los servicios prestados, para los cuales hay unas reglas generales y unas reglas especiales, que tienen preferencia sobre las reglas generales, según los servicios prestados, y entre las que se encuentran las siguientes:
– Servicios relacionados con bienes inmuebles
– Servicios de transporte de pasajeros
– Servicios de transporte de bienes
– Servicios de transporte intracomunitario de bienes
– Servicios accesorios de transporte como la carga y descarga, transbordo, manipulación y servicios similares.
– Servicios de arrendamiento de medios de transportes
– Servicios de manifestaciones culturales, artísticas, deportivas, científicas, educativas, recreativas, juegos de azar o similares.
–Servicios de restauración y catering.
– Servicios de mediación en nombre y por cuenta ajena.
– Servicios en trabajos y ejecución de obra sobre bienes muebles corporales, informes periciales, valoraciones y dictámenes relativos a dichos bienes.
– Servicios prestados por vía electrónica
– Servicios de telecomunicación, radiodifusión y televisión.
En este artículo nos centraremos en desarrollar las reglas especiales en los servicios de transportes de bienes o transporte de mercancías, en el ámbito del IVA, tanto en el ámbito de las operaciones intracomunitarias, como en las operaciones fuera del territorio de la Unión Europea.
EL IVA EN LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE DE MERCANCIAS
A efectos del IVA, el transporte que se realiza por empresarios en el desarrollo de su actividad empresarial es un hecho imponible del impuesto, siendo ésta una prestación de servicios.
El artículo 17 de la LIVA establece que “estarán sujetas al impuesto las importaciones de bienes, cualquiera que sea el fin a que se destinen y la condición del importador”.
Hemos confeccionado un cuadro resumen, según el destino de la mercancía, y distinguiendo el tipo de cliente, es decir, si es este es empresario o particular.
Tenemos que tener en cuenta que para que un cliente pueda considerarse empresario se tiene reunir las siguientes condiciones:
En las operaciones intracomunitarias, el cliente deberá de estar de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y tener un NIF-IVA valido. Para hacer esa comprobación, se puede hacer desde el siguiente enlace de la Agencia tributaria:https://www1.agenciatributaria.gob.es/pymes1/viescons.html
En las operaciones fuera del territorio EU, el cliente deberá acreditar su condición de empresario, y el prestador deberá poder comprobarlo. Es importante recordar, qué se considera como «exterior» en relación con el IVA, ya que además de los terceros países, también se considera exterior a efectos del IVA, a Canarias, Ceuta y Melilla.
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REGLAS ESPECIALES DE APLICACIÓN DE LOCALIZACION PARA LOS SERVICIOS DE TRANSPORTES DE BIENES
ORIGEN DE LA MERCANCIA
DESTINO DE LA MERCANCIA
CLIENTE EMPRESARIO *
CLIENTE PARTICULAR
ESPAÑA
ESPAÑA
La operación está sujeta en el territorio de aplicación del IVA español. La factura emitida lleva IVA.
La operación está sujeta en el territorio de aplicación del IVA español. La factura emitida lleva IVA.
ESPAÑA
UNION EUROPEA DISTINTO DE ESPAÑA
Sede del destinatario. La operación no está sujeta en el territorio de aplicación del IVA español, está sujeta en el Estado miembro donde el cliente esté establecido, consignando la base imponible en la casilla 59 del modelo 303, casilla 71 del modelo 322
Inicio del transporte. La operación está sujeta en el territorio de aplicación del IVA español por ser este el lugar de inicio del transporte.
ESPAÑA
CANARIAS CEUTA Y MELILLA
Sede del destinatario. La operación no está sujeta en el territorio de aplicación del IVA español, sin perjuicio de su sujeción al IGIC en Canarias,consignando la base imponible en la casilla 61 del modelo 303, casilla 73 del modelo 322.
Sede del destinatario. La operación no está sujeta en el territorio de aplicación del IVA español, sin perjuicio de su sujeción al IGIC en Canarias,consignando la base imponible en la casilla 61 del modelo 303, casilla 73 del modelo 322.
ESPAÑA
FUERA DE LA UNION EUROPEA
Sede del destinatario. La operación no está sujeta en el territorio de aplicación del IVA español. El prestador del servicio debe declarar la operación como no sujeta al IVA por reglas de localización, consignando la base imponible en la casilla 61 del modelo 303, casilla 73 del modelo 322.
En cada Estado Miembropor la parte del trayecto se realice en él. La operación está sujeta en el territorio de aplicación del IVA español por la parte del trayecto que discurra por el mismo, sin perjuicio de la tributación que corresponda por la parte de trayecto que discurra por otro Estado miembro, de acuerdo con las reglas de localización para este tipo de operación que se determinarán según los criterios recogidos en la Directiva 2006/112/CE y la normativa nacional resultado de la trasposición de la misma. Estarán exentos del IVA los transportes de bienes cuando estén directamente relacionadas con las exportaciones de bienes fuera de la Unión Europea en los términos indicados en el artículo 21. 5º de la Ley 37/1992, o cuya contraprestación esté incluida en la base imponible de las importaciones de bienes de acuerdo con los artículos 64 y 83 de la misma ley. Se deberá consignar la base imponible de estas operaciones en la casilla 60 del modelo 303, 72 del modelo 322.
También tenemos que tener en cuenta, que como consecuencia del Brexit, se aplicarán las reglas de localización previstas en los artículos 69 y 70 LIVA, teniendo en cuenta que el Reino Unido deja de pertenecer a la Unión Europea y en particular, la regla de uso efectivo recogida en el artículo 70.Dos LIVA, de tal forma que estarán sujetos al IVA español los servicios enumerados en dicho artículo cuando se localicen en Reino Unido pero su utilización o explotación efectiva se realice en el territorio de aplicación del IVA español. Más información acerca de las consecuencias del BREXIT aquí:
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Si tiene dudas en cuanto a la tributación de la prestación de sus servicios, en ASELEC asesoría y abogados, le ayudamos mediante un estudio personalizado de las prestaciones de servicios que desarrolla en su actividad, así como en la planificación fiscal de sus operaciones para conseguir minimizar el coste fiscal de las mismas.Contacte con nosotros sin compromiso.
¿Qué ocurre con las FACTURAS EMITIDAS pero NO COBRADAS? ¿Se consideran un GASTO DEDUCIBLE en el IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES?.
Anteriormente, hemos hablado en nuestro blog acerca de cómo recuperar el IVA de facturas emitidas que resultan impagadas por parte del cliente, puede leer el artículo aquí:
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En esta ocasión, analizamos los requisitos necesarios para poder considerar como gasto fiscalmente deducible en el Impuesto sobre Sociedades, el importe total de una factura emitida que ha resultado impagada a su vencimiento.
Cómo realizar el registro contable de facturas emitidas que no se han cobrado.
Como sabemos, la base imponible del Impuesto sobre Sociedades, calculada según el método mas común de estimación directa (ingresos menos gastos), parte de un resultado contable determinado según las normas del Código de Comercio, sobre la que se realizan las oportunas correcciones indicadas en la Ley 27/2014 de Impuesto sobre Sociedades (LIS). Por tanto, para poder considerar un gasto fiscalmente deducible en el IS, debe estar correctamente registrado en nuestra contabilidad conforme a la normativa contable.
Según el Plan General de Contabilidad, los créditos originados con clientes por ventas de mercancia o prestaciones de servicios derivadas de la actividad principal de la empresa, se reflejan en la cuenta contable “430 Clientes”.
Cuando en dichos créditos concurran circunstancias que permitan razonablemente calificarlos de dudoso cobro, deben ser reclasificados contablemente a la partida contable “436 Clientes de dudoso cobro”.
Finalmente, una vez se produzca la pérdida por insolvencia firme del cliente, se reconocerá el gasto contable en la cuenta denominada “650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables”. El gasto indicado en esta cuenta contable es el que debe cumplir los requisitos fiscales que indicamos a continuación, para ser considerado fiscalmente deducible en el impuesto sobre sociedades.
Requisitos para que el gasto de las facturas no cobradas, sea fiscalmente deducible en el Impuesto sobre Sociedades.
Para que la pérdida por deterioro de un crédito por posible insolvencia del deudor, registrada contablemente conforme a los criterios establecidos en la normativa contable, sea fiscalmente deducible (según el art. 13.1 LIS), en el momento del devengo del impuesto debe concurrir alguna de las siguientes circunstancias:
Que haya transcurrido, como mínimo, seis meses, desde el vencimiento de la obligación sin que se haya obtenido su cobro.
Que el deudor esté declarado en situación de concurso.
Que el deudor esté procesado por el delito de alzamiento de bienes. El momento de la dotación será desde el auto judicial de procesamiento del deudor por tal motivo.
Créditos litigiosos: cuando las obligaciones se hayan reclamado judicialmente, o sean objeto de un litigio judicial o procedimiento arbitral de cuya solución dependa su cobro.
Igualmente, la normativa indica expresamente que no serán deducibles las siguientes pérdidas por deterioro de créditos:
Las correspondientes a créditos adeudados por entidades de derecho público, excepto que sean objeto de un procedimiento arbitral o judicial que verse sobre su existencia o cuantía.
Las correspondientes a créditos adeudados por personas o entidades vinculadas, salvo que estén en situación de concurso y se haya producido la apertura de la fase de liquidación por el juez, en los términos establecidos en la Ley 22/2003, de 9 de julio, Concursal.
Las correspondientes a estimaciones globales del riesgo de insolvencias de clientes y deudores.
Además, existen determinados supuestos en que no se admite la deducción fiscal de una pérdida por deterioro del valor de un crédito, por entender que no es susceptible de consierarlo una pérdida de créditos comerciales incobrables contablemente.
En particular no se admite deducción fiscal en los siguientes supuestos:
‐ Créditos afianzados por entidades de derecho público.
‐ Créditos afianzados por entidades de crédito o garantía recíproca.
‐ Créditos garantizados mediante derechos reales, pacto de reserva de dominio y derecho de retención.
‐ Créditos garantizados mediante un contrato de seguro de crédito o caución.
‐ Créditos objeto de renovación o prórroga expresa.
Para poder acreditar la deducibilidad de dicho gasto, el contribuyente debe disponer de los justificantes pertinentes que pueda justificar la operación, por ejemplo, el origen del crédito (la factura emitida, contrato, etc,), el vencimiento del mismo (puede ir en la propia factura o contrato), etc.
Si se encuentra usted ante una situación como la descrita anteriormente, pero aún tiene dudas sobre cómo proceder, no dude en ponerse en contacto con nosotros, en ASELEC Asesoría y Abogados estamos encantados de poder ayudarle.
Marga Velasco
Economista
Dpto. Fiscal-Contable ASELEC, asesoría y abogados.
Una factura es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un bien o servicio. Tiene validez legal y fiscal.
La factura se puede definir como un documento que refleja toda la información de una operación de compraventa, puesto que muestra o detalla el producto comprado o vendido.
Ya hemos abordado en este Blog, distintos aspectos relacionados con las facturas, que puede consultar en estos enlaces de interés:
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PLAZOS DE EXPEDICIÓN Y ENVÍO DE FACTURAS
El siguiente cuadro permite observar los distintos plazos de expedición y envío de las facturas, en función de la condición del destinatario o de la naturaleza de las operaciones:
Plazo de expedición
Plazo de envío
Destinatario no empresario ni profesional
Al realizar la operación.
En el momento de su expedición.
Destinatario empresario o profesional
Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación.
Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación.
Facturas recapitulativas destinadas a no empresarios o profesionales
El último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documentan.
En el momento de su expedición.
Facturas recapitulativas destinadas a empresarios o profesionales
Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación.
Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación.
Facturas de entregas intracomunitarias de bienes exentas
Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
Facturas rectificativas
Tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición.
Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se hubiera expedido factura.
A estos efectos, las operaciones se entienden realizadas cuando se produzca el devengo del IVA.
En el caso de las operaciones en régimen especial del criterio de caja, éstas se entenderán realizadas a estos efectos, en el momento en que se hubiera producido el devengo del IVA si no les hubiera sido de aplicación el régimen especial. Por lo tanto el plazo para la expedición de las facturas correspondientes a estas operaciones se rige por los plazos generales.
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