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Una factura es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un bien o servicio. Tiene validez legal y fiscal.
La factura se puede definir como un documento que refleja toda la información de una operación de compraventa, puesto que muestra o detalla el producto comprado o vendido.
Anteriormente hemos abordado en este blog distintos aspectos relacionados con las facturas, acerca de cómo emitirlas, numerarlas y la nueva regulación de la factura digital obligatoria para Pymes y Autónomos:
Plazos de expedición y envío de facturas
Como nos muestra el siguiente cuadro, existen distintos plazos de expedición y envío de las facturas, en función de la condición del destinatario o de la naturaleza de las operaciones:
| Plazo de expedición | Plazo de envío | |
| Destinatario no empresario ni profesional | Al realizar la operación. | En el momento de su expedición. |
| Destinatario empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación. | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación. |
| Facturas recapitulativas destinadas a no empresarios o profesionales | El último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documentan. | En el momento de su expedición. |
| Facturas recapitulativas destinadas a empresarios o profesionales | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación. | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación. |
| Facturas de entregas intracomunitarias de bienes exentas | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente. | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente. |
| Facturas rectificativas | Tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición. | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se hubiera expedido factura. |
A estos efectos, las operaciones se entienden realizadas cuando se produzca el devengo del IVA.
En el caso de las operaciones en régimen especial del criterio de caja, éstas se entenderán realizadas a estos efectos, en el momento en que se hubiera producido el devengo del IVA si no les hubiera sido de aplicación el régimen especial. Por lo tanto el plazo para la expedición de las facturas correspondientes a estas operaciones se rige por los plazos generales.
Los plazos en facturas recapitulativas, rectificativas y de operaciones intracomunitarias
Facturas recapitulativas y rectificativas
Las facturas recapitulativas y facturas rectificativas así como determinadas operaciones intracomunitarias también tienen plazos específicos de expedición y envío.
En el caso de las facturas recapitulativas que agrupan diferentes operaciones de un solo cliente bajo una misma factura, el plazo de emisión y envío también está supeditado al tipo de cliente: particular o profesional o empresario.
- Si la factura recapitulativa está destinada a empresarios o profesionales, la expedición y el envío han de realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
- Si el receptor de la factura recapitulativa es un cliente particular, la factura se tiene que emitir y enviar el último día del mes natural en el que se hayan facturado las operaciones documentadas.
Si tenemos que emitir factura rectificativa, su expedición ha de hacerse en el momento en que el emisor tenga conocimiento de las circunstancias que le obligan a emitir factura rectificativa, cuyo plazo de envío tiene que ser antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya expedido la factura.
En cualquier caso, no podrá emitir una factura rectificativa si han transcurrido más de cuatro años desde que se efectuara la operación que ahora se querría rectificar.
Facturas de operaciones intracomunitarias
En caso de que se realicen entregas intracomunitarias, la expedición y el envío de la factura tiene que hacerse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al cliente.
Factura digital obligatoria para Pymes y Autónomos
Según propone la Ley Crea y Crece, todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos, con el objetivo de acortar plazos de pago y garantizar una mayor trazabilidad contra el fraude. Puedes leer toda la información acerca de la factura digital en el siguiente enlace:
Incumplimiento de los plazos de expedición y envío de las facturas
En el caso de emitir una factura fuera del plazo establecido que acabamos de conocer, el incumplimiento de los plazos, se considerará una infracción tributaria conforme al artículo 201 de la Ley General Tributaria.
- En el supuesto de que la factura se emita y envíe fuera de los plazos establecidos, la sanción consistirá en multa pecuniaria proporcional del 1% del importe del conjunto de las operaciones que han dado lugar a la infracción.
- Si el incumplimiento es debido a la falta de expedición de la factura, la multa se eleva al 2% del importe del conjunto de las operaciones sobre las que no se ha emitido factura o, en caso de que no se pueda determinar dicho importe, 300 euros por cada operación respecto de la que no se haya emitido la correspondiente factura.
En caso de emitir una factura falsa, esta infracción se considera grave y conlleva una multa del 75% del importe del conjunto de las operaciones que hayan dado lugar a la infracción.
Plazos para la conservación de las facturas
La Ley General Tributaria establece en su art. 29.2d Ley 58/2003, de 17 de diciembre, la obligación de conservar la documentación de su actividad durante cuatro años, que es el plazo de prescripción de los Impuestos (art. 66 LGT) pero la Administracion puede realizar comprobaciones durante diez años (arts. Bis y 115 LGT).
Aunque el plazo general de conservación de facturas es de cuatro años hay casos excepcionales en los que las facturas deben conservarse durante más tiempo. Por ejemplo, las facturas que documentan adquisiciones de bienes amortizables o mejoras en estos bienes o facturas de gastos que dan derecho a deducciones y bonificaciones.
Recordemos que estas facturas son indispensables para la deducción de gastos algunos de los cuales se pueden justificar sin factura, con otro tipo de documento justificativo.
*Normativa aplicada: RD 1619/2012 de 30 Nov. (reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación)
Si tienes dudas acerca de si estás emitiendo sus facturas correctamente, te animamos a ponerte en contacto con nuestra asesoría fiscal estaremos encantados de poder ayudarte.
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