CUENTAS CON SOCIOS Y ADMINISTRADORES

Es muy común en  las empresas que, ante situaciones transitorias de financiación, los socios y administradores aporten efectivo a las mismas. Dichas aportaciones se contabilizan en la cuenta 551. Esta cuenta debe funcionar con entradas y salidas en corto espacio de tiempo. El problema es que a veces la sociedad no puede devolver a los socios o administradores que aportaron el dinero, por problemas de financiación. ¿Qué hacemos entonces?

En este caso se debe regularizar la “cuenta con socios y administradores”, ya que, en caso de inspección por parte de la Agencia Tributaria, puede interpretar que se trata de un préstamo no declarado del socio a la sociedad y por tanto se imputarán en la renta del socio los ingresos por intereses y a la sociedad también se le exigirán las retenciones no practicadas por este préstamo encubierto, con su correspondiente sanción e intereses.

LA REGULARIZAR LA CUENTA CON SOCIOS O ADMINISTRADORES

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Para regularizar la cuenta con socios y administradores existen tres posibilidades:

1- Realizar un contrato de operación de préstamo, del socio a la sociedad, en el cual se estipulen los plazos e intereses periódicos. Dicho contrato de préstamo debe presentarse en la oficina liquidadora del Impuesto de trasmisiones patrimoniales como no sujeto/exento. Así quedara constancia sin necesidad de notario. Evidentemente deben cumplirse los plazos pactados.

2- Previo acuerdo de la Junta General de socios, realizar una ampliación de capital con los fondos aportados. En este caso hay que mantener la proporcionalidad del capital, esto es, que todos los socios deben aportar la parte proporcional que corresponde a su participación en el capital. Esto conlleva hacer escritura pública de aumento de capital y registrarla en el Registro Mercantil.

3- Previo acuerdo de la Junta General de socios, convertir estas aportaciones en subvenciones otorgadas por los socios a la sociedad. Para ello, se utilizará la cuenta 118 aportaciones de socios o propietarios, pero también en este caso, hay que mantener la proporcionalidad del capital, de tal modo que todos los socios deben realizar la aportación en función de la parte que poseen en la sociedad, pues de lo contrario el exceso que realice un socio sobre otro se considerarán ingresos para la sociedad, tanto desde una perspectiva contable como fiscal. Este acuerdo deberá de inscribirse en el libro de Actas de la sociedad, ahorrando gastos en notarios y registros.

También se da el caso contrario, en el que el socio o administrador carga por error algún recibo personal en la cuenta de la sociedad, en este caso, debe reintegrar dicha cantidad a la sociedad lo antes posible. 

En el caso que el socio o administrador hubiera retirado fondos de la sociedad sin poder devolverlos en un corto espacio de tiempo, habrá que regularizar dicha situación, ya que en caso de inspección la Agencia Tributaria interpretará dividendos encubiertos, con sus correspondientes sanciones.

Para regularizar esta situación se debe hacer contrato de préstamo de la sociedad al socio y liquidar intereses. Al igual que hemos dicho en el punto 1, también es conveniente presentarlo en la oficina liquidadora de Impuesto de Transmisiones Patrimoniales, como no sujeto/exento quedando constancia sin necesidad de notario. Evidentemente, deberán realizarse reintegros periódicos según los plazos pactados y liquidación de intereses.

Si tiene alguna duda sobre cómo proceder, no dude en ponerse en contacto con nosotros, en ASELEC Asesoria y Abogados, estaremos encantados de poder ayudarle.

Santi Gonzalez.

Dpto. Fiscal- Contable

ASELEC, asesoría y abogados

Foto: Free pick

 

¿CUÁLES SON LAS OBLIGACIONES REGISTRALES DE LAS SOCIEDADES MERCANTILES?

Las sociedades mercantiles, en cualquier forma jurídica que se constituyan, tienen obligaciones registrales ante el organismo competente, el más conocido es el Registro Mercantil.

El Registro Mercantil es una institución oficial pública cuya principal finalidad es dotar al sistema económico de publicidad oficial relativa a la situación jurídica de las entidades inscritas. La publicidad así entendida es una obligación que se impone al empresario mercantil con objeto de dotar de seguridad al tráfico y de proteger a quienes se relacionan o puedan relacionarse con él.
Cualquier persona, sin necesidad de justificar su interés, puede consultar los datos solicitando al Registro Mercantil la expedición de una nota informativa o certificación acreditativa de la existencia y representación de una empresa o comerciante individual así como copia de los asientos y de los documentos depositados en él.
Con carácter general, las obligaciones registrales de las sociedades mercantiles son las siguientes:
En primer lugar, resulta de obligado cumplimiento la inscripción de

  • las operaciones de constitución,
  • modificaciones estatutarias,
  • prórroga del plazo de duración,
  • ampliaciones y reducciones de capital,
  • nombramiento y cese de administradores,
  • poderes generales y delegaciones de facultades,
  • operaciones de transformación, fusión, escisión, rescisión parcial, disolución, liquidación de la sociedad
  • así como resoluciones judiciales o administrativas reglamentariamente establecidas,
  • la emisión de obligaciones u otros valores negociables
  • y la inscripción de la admisión y exclusión de cualquier clase de valores a negociación en un mercado secundario oficial.

Legalización de Libros Obligatorios:

LIBROS OBLIGATORIOS DE LAS SOCIEDADES MERCANTILES

Libros Contables Obligatorios Libro Diario: Registrará todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa día a día.
Libro Inventario y Cuentas Anuales.
Otros Libros Obligatorios Libro de Actas: Se harán constar todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad.
Libro de Registro de Socios: para sociedades de responsabilidad limitada y sociedad limitada nueva empresa.
Libro de Registro de Acciones Nominativas: para sociedades anónimas y comanditarias por acciones.
Libro Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad: Sólo para sociedades unipersonales de responsabilidad limitada.

La cumplimentación de los libros obligatorios debe hacerse en soporte electrónico y presentarse por vía telemática en el Registro Mercantil provincial competente por razón de domicilio social para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
Depósito de Cuentas Anuales
CUENTAS ANUALES DE LAS SOCIEDADES MERCANTILES

CUENTAS ANUALES DE LAS SOCIEDADES MERCANTILES

Documentos que integran las Cuentas Anuales Balance de Situación.
Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
Estado de Flujos de Efectivo (En determinados casos).
Memoria.

Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de doce meses, salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio social o disolución.
Deberán ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de tres meses, a contar desde el cierre del ejercicio y aprobadas en Junta General en el plazo máximo de seis meses desde el cierre del ejercicio.

El depósito de las cuentas anuales deberá efectuarse en soporte electrónico y presentarse por vía telemática ante el Registro Mercantil competente como máximo 30 días después de haber sido aprobadas.

 

Silvana Ricci
Dpto. Contable-Fiscal
Aselec consultores, s.l.p.

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